こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務を行っていく上で重要なのが、スケジュール管理です。なかでも勤怠スケジュールの管理は、業務効率に大きな影響を与える場合もあります。勤怠スケジュールをしっかり把握することで、時間効率や業務の配置換えもスムーズになります。勤怠スケジュール管理方法の活用を学んで、会社全体の業務効率化につなげましょう。
勤怠スケジュールの活用法
勤怠スケジュール管理の活用法についてご紹介していきます。勤怠スケジュールを管理するだけでは、業務の効率化にまでつながりません。活用法を知ることで、会社全体の業務に絡めた運用が可能になります。勤怠スケジュール管理のポイントを把握して運用していきましょう。
勤怠スケジュールの管理でリスク回避
勤怠スケジュールで業務時間をしっかり管理することで、会社側のリスク回避にもつながります。勤怠スケジュールがうまく管理できていないと、業務時間も曖昧になりやすく、あとから残業代の請求などが集中してしまう場合もあります。
また、業務時間が曖昧になると従業員の負担も大きくなり、離職者の増加につながる可能性も否定できません。そうならないように、日々の勤怠スケジュールはしっかりと管理しましょう。
全体スケジュールの明確化
勤怠スケジュールがしっかり管理できていると、会社全体の業務スケジュールが明確になります。全体のスケジュールが明確化されることで、繁忙期の人員不足の際に最適な人員配置が可能です。
勤怠スケジュールの管理で業務効率化
従業員全員の業務時間を把握できるようになると、繁忙期や決算期、締め日など、時期や業務の状況によって柔軟に人員の対応ができるようになります。場合によっては手が空いている部署や外部から増員して、業務の効率化を図れます。
勤怠スケジュール管理ツールの選び方
勤怠スケジュールを活用するためには、管理ツールの導入は必要不可欠です。現在は管理ツールも多くの種類がリリースされていますが、業務にあった管理ツールを見つけるのは難しいので、管理ツールを選ぶうえでのポイントをご紹介します。
就業形態の種類で選ぶ
管理ツールを選ぶとき、まずは会社の就業形態に対応しているか確認しましょう。現在は、働き方改革の推進も行われ、裁量労働制やフレックスタイム制など多様な就業形態が確立されています。就業形態に管理ツールが対応していないと意味がないので、まずは会社の就業形態にあわせて管理ツールを選びましょう。
機能性で選ぶ
管理ツールの機能性が高ければ高いほど、多様な業務や就業形態に柔軟な対応ができるようになります。従業員ごとにスケジュールや就業形態を登録する機能や、昨日からシフトの希望を出せる機能など、状況に応じてさまざまな機能が搭載されているツールもあります。
それらの高い機能性のツールを使うことで、より効率的に勤務スケジュールの管理が可能です。また、シフト表をExcelやCSVで出力して印刷できる機能があるとシフト表作りが便利になります。
他のツールとの連携で選ぶ
会社で使っているツールと連携できると、より効率的な運用が可能になります。とくに給与計算や労務管理などのツールと連携ができると、バックオフィス業務も同時に効率化できます。連携ができなくても、それらの機能を搭載した管理ツールもあるので、よく確認して選びましょう。
勤怠スケジュール管理オススメツール5選
勤怠スケジュール管理ツールのなかでもとくにオススメのツールを5つご紹介します。管理ツール選びの参考にしてみてください。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は機能性の高さが特徴で、飲食や小売り、福祉まで幅広い分野の企業で採用されています。多くの企業が採用しているので信頼性も高く、はじめてでも導入を検討しやすいツールのひとつです。ジョブカン勤怠管理のメリットは以下の3つです。
- 幅広い勤務形態に対応
- 必要な機能だけの導入が可能
- スマホなどから簡単にシフト申請可能
ジョブカン勤怠管理では、変形労働やフレックスなど幅広い勤務形態に対応しており、自社の勤務形態に柔軟に対応可能です。また、必要な機能だけを導入できるので、コストの削減や機能の把握する時間を減らせます。
シフトの申請などがスマホから簡単にできるので、アルバイトを多く雇っている場合にもオススメです。ジョブカン勤怠管理のデメリットは以下の3つです。
- 打刻修正が面倒
- オフラインで使えない
- 動作保証は指定機器のみ
就業時の打刻を自動で行ってくれるのは便利なのですが、自動的に1回目が始業、2回目が終業になるので打刻ミスや打刻を忘れた場合の修正項目が増えます。ジョブカン勤怠管理は、クラウド専用ツールなのでオフラインでの使用ができません。
オフラインでは勤怠打刻もできなくなるので、会社のネット設備も充実させておく必要があります。また、打刻に使用するICカードリーダや指静脈認証は、ジョブカン経由でのレンタルか購入が推奨されています。ジョブカン以外で購入した場合は動作保証がないので、事前に把握しておきましょう。
KING OF TIME
KING OF TIMEは、スケジュールの管理機能に力を入れている管理ツールです。シフト表や勤務表など就業形態にあわせた機能が充実しています。KING OF TIMEのメリットは以下の3つです。
- スケジュール管理機能の充実
- 従業員ごとの給与設定が可能
- 人件費などのコスト管理が可能
スケジュール管理機能が充実しているKING OF TIMEでは、従業員ごとの給与を設定する機能も搭載されており、それぞれの給与管理だけでなく、会社全体の人件費を明確化できます。この機能では給与と交通費をあわせた適正な管理が可能で、コスト面の管理把握も容易になります。KING OF TIMEのデメリットは以下の3つです。
- 打刻修正が大変
- 勤怠管理に複雑な部分がある
- タイムリーな問題解決がしにくい
一括での打刻修正機能がないので、ひとつずつ修正する必要があります。そのため、複数人で集中してミスが起きた場合の修正が煩雑です。スケジュール管理機能に力を入れている分、複雑になっている部分もあるので、ツールの扱いに慣れていない人にとっては扱いにくい場合があります。
また、問題や不具合が発生してもサポートセンターには管理責任者しか報告ができないので、状況によってはすぐに問題解決ができません。
freee 勤怠管理Plus
導入実績31万社を誇るfreee 勤怠管理Plusは、信頼性が高く、使いやすい便利機能が多く搭載されています。freee 勤怠管理Plusのメリットは以下の3つです。
- 信頼性が高い
- 多様なシフトパターンが作れる
- スマホやタブレットから打刻できる
多くの企業が採用している勤怠スケジュール管理ツールなので、信頼性は高く導入しやすいツールのひとつです。多くの労働形態に対応しているほか、シフト表も日、週、月といったパターンでシフト作成できます。
残業届や遅刻、早退の申請はスマホやタブレット以外からでも管理者画面で確認できるので、スムーズな管理が可能です。アラート通知機能もあるので、打刻忘れの防止にもなります。freee 勤怠管理Plusのデメリットは以下の2つです。
- 準備に時間がかかる
- ユーザーが多いほどコストがかかる
freee 勤怠管理Plusの導入には、準備やテスト稼働が必要です。場合によっては半年ほど導入に時間が掛かる場合もあります。本格的な導入をするなら、導入までのスケジュールを明確にしておきましょう。
多くの管理ツールと同じく従量課金制を採用しているので、利用ユーザーが増えるほどコストが掛かります。しかし、freee 勤怠管理Plusではユーザー課金以外のコストは発生しないので、場合によっては、ほかのツールよりも安く済む場合もあります。導入前にコスト計算をして、費用対効果がマイナスにならないか確認しておきましょう。
ジンジャー勤怠
勤怠スケジュール管理ツールのなかでも、アルバイトのシフトに特化しているのがジンジャー勤怠です。集計が大変な希望表などもツール内で集計できるので、シフト作成や管理が楽になります。アルバイトが多い企業などにオススメです。ジンジャー勤怠のメリットは以下の3つです。
- シフトの提出、集計をツール上で完結できる
- スマホからでも使用できる
- 各種アラートを活用できる
シフト作成に関する情報の集計やシフトの提出がすべてツール上で完結しているので、他のツールやアプリを使う必要がありません。スマホからも手軽にシフトや希望表の提出ができるので、アルバイトスタッフも扱いやすいです。
残業時間や有給などに関する各種アラートで、フルタイムで就業しているスタッフが多い場合でも安心して使用できます。ジンジャー勤怠のデメリットは以下の2つです。
- 初期費用が高い
- 生体認証機能がない
ジンジャー勤怠では初期費用が30万円掛かります。その分、月額の費用は400円ですが導入に掛かる費用は高いです。長期的にみれば回収できるかもしれませんが、結果的に長期的な運用を見越した計画が必要になります。生体認証機能はないので生体認証を使用したい場合には向きません。他の管理ツールを検討しましょう。
マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠は、幅広い勤務形態にあわせて基本的な勤務制やシフト制だけではなく、裁量労働制やフレックスタイム制といった特殊な就業形態にも対応しています。多様な働き方や特殊なシフトを組む機会が多い企業にとって、最適な勤怠スケジュール管理ツールです。マネーフォワードクラウド勤怠のメリットは以下の3つです。
- 幅広い勤務形態に対応
- スマホから打刻が可能
- サポート体制の充実
さまざまな働き方に対応しながらスマホなどからの打刻機能も備えているので、どのようなケースでも柔軟に対応できます。サポート体制も充実しており、わかりやすいマニュアルのほかにトラブルに対応してくれるサポートセンターのほか、有償の導入サポートや専任の担当者からの手厚いサポートが受けられます。マネーフォワードクラウド勤怠のデメリットとして、慣れるのに時間が掛かることが挙げられます。
マネーフォワードクラウド勤怠に限らず、多機能な管理ツールはシステムも複雑になる傾向にあります。そのため、使いこなすまでに時間が掛かってしまいます。アルバイトなどのスタッフに活用させるには、より時間が掛かってしまう点にも注意しましょう。
勤怠スケジュール管理ツールの注意点
管理ツールの運用にあたって注意点もいくつかあります。失敗しないためにも注意点をしっかり把握して、勤怠スケジュール管理を行いましょう。
ツールの機能をしっかり把握する
機能性の高いツールを導入しても、機能を把握できていなければその性能を活かせません。導入を検討する段階で必要な機能であるか、使いこなすことができるかを確認しておきましょう。業務にあった機能性だけでなく、しっかりと使いこなせるかも重要な要素です。
コストを考えて導入検討する
勤怠スケジュール管理ツールは、月額料金など管理コストが掛かるものがほとんどです。コストと運用効率は見合っているか、ほかに低コストのツールはないかをしっかり検討したうえで導入しましょう。
ツール導入は慎重に検討する
機能面やコスト面など、ツールの導入には確認すべきポイントがいくつも存在します。あまり検討せずに導入してしまうと、うまく使えなかったりコストが掛かりすぎたりと、後悔してしまう場合もあります。導入前にはよく検討して会社や業務内容にかみ合ったツールを導入しましょう。
まとめ｜勤怠スケジュール管理で業務効率化
勤怠スケジュールを効率よく管理することで、従業員のスケジュールだけでなく全体の業務スピードや人員の割合など業務の効率化にも繋がります。そのためには勤怠スケジュール管理ツールの活用が必要不可欠ですが、導入は慎重に検討しましょう。
より自社の労働形態や勤務状態にあったツールを使うことで、本来の性能以上の成果を上げる可能性もあります。今回ご紹介したポイントをおさえて、勤怠スケジュール管理で業務の効率化を進めていきましょう。
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