こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
昨今はリモート勤務やZOOM会議、テレビ電話を使った取材にと柔軟さがなければ時代の変動に対応できず、慌ててしまう企業も少なくありません。
リモート勤務やZOOM会議などはコロナ禍をきっかけに対応を迫られた感もありますが、すでに在宅勤務やオンライン会議を導入していた外国の企業は、柔軟な働き方への対応で切迫することはさほどなかったようです。
激動の波が押し寄せる時代でも企業としてうまく乗りこなしていくためには、働き方や社内システムも柔軟に対応していく必要があるのです。
あなたの会社では、いまだにシフトカードをガシャン！と差し込んで勤怠時間を刻印している…なんてことはありませんか？一昔前ならそれでも十分便利だったはずです。手書きで書かずに正確な時間を一瞬でシフトカードに刻印できていたのですから、便利でした。
ただ、勤怠管理も時代とともにアップデートされています。
今はクラウド上でより便利に簡単に勤怠管理できるグループウェアのシステムが登場しているのです。勤怠管理もアップデート次第でより柔軟な対応が可能となり、面倒な集計業務もラクラク簡単になります。作業効率化、健全な運営において使わない手はありません。
今回は勤怠管理をアップデートしたい方向けにグループウェアの勤怠管理システムについてご紹介します。
目次
勤怠管理システムのメリット
グループウェアの中には勤怠管理システムを含めているものがあります。勤怠管理ステムとは、社員の出退勤を簡単に記録でき、クラウド上で簡単管理、月末の集計もクラウド上で一括集計できてしまう便利なシステムで、勤怠管理に関する手間を省けて効率化が可能となります。
まずは勤怠管理システムのメリットをみていきましょう。
出退勤が簡単に記入できる
勤怠管理システムの多くは、社員がワンクリックで出退勤を記入できる簡単仕様になっています。社員はスムーズに業務へと入りたいのに、出退勤が面倒だったり手間がかかる方法だとモチベーションがダウン。
そしてデータをクラウド上で管理するので、人事部や総務部など勤怠管理をする部署は細かな確認もクラウドで完結します。1枚1枚、タイムカードをめくる必要がなくなるのです。また、IPアドレス制限を導入しているなら不正抑止・防止可能。記入も管理も手間が激減で作業効率化が実現します。
労務がうれしい悲鳴！クラウド上で簡単集計
勤怠管理システムは出退勤データをクラウド上で管理、集計まで一貫して作業できます。エクセルに記入し直す手間もなく、集計作業もシステムが計算をしてくれるので勤怠管理を担当している部署は業務数が激減。
計算も人為的ミスが発生しにくく、リアルタイムで人件費を確認できます。また、給与計算システムと連携できるものもあるので、労務部はこれまで時間・労力をかけていた仕事の大幅削減が可能です。
グループウェアによっては残業・みなし残業や半休への対応、社員やアルバイトなど勤務形態別での対応も可能となっています。グループウェアで勤怠管理システム導入を検討しているなら、コストを気にして機能性が低いものを選ぶと逆に不満が出たりするので、機能の多さ・利便性に注目するのがベストです。
法令遵守とスケジュール管理にも一役
企業にとって法令遵守は欠かせない要素。社員の残業時間や休日取得率の低下は避けなければならないところですよね。
勤怠管理システムでミスなく正確な集計を出すことで、改善や対策を練りやすくなりますし、管理職はタイムカードを1枚ずつ確認せずクラウド上で一括チェック可能、社員マネジメントも効率化が図れます。リアルタイムで確認できるということは、スピーディーな配慮・改善にも繋がるのです。
低コスパで使えるものがある
多くの企業が勤怠管理システムを導入し始めており、業務効率UPなど働く環境を整える要素として注目されているわけですが、コスパも気になりますよね？
指紋や声、目や静脈を用いた生体認証はまだまだ導入・維持費用が高いという問題点がありますが、グループウェアの勤怠管理システムの中には低コスパで十分な機能性を備えているものもあります。
コスパと機能性のバランスも注意しながら選ぶのも、大きなポイントといえるでしょう。
勤怠管理システムのデメリット
メリットだけでなくデメリットも確認して対策を練るなり判断材料にすべきですが、ハッキリ言って勤怠管理システムはさほど大きなデメリットではありませんでした。
社内への定着かに時間がかかる可能性
勤怠管理システムは社内全員が利用するものなので、全ての社員が使い方を理解し定着させなければなりません。定着するまで指導が必要になったり、ルールの徹底で時間や手間がかかる可能性もあるのです。
マニュアル配布のみで済めばスムーズですが、本社だけでなく支店でも導入するとなればミスした人への対応や全店での徹底に時間がかかるかもしれません。
店舗数が多いなら、一斉スタートではなく1店舗ずつ導入するスタイルで対応するのがベストでしょう。
機能が少ないグループウェアがある
グループウェアの中には、勤怠管理システムで機能性が低いものもあります。
雇用形態に対応した入力ができない、シフト勤務やフレックスに対応できないものは作業効率化どころか面倒な手間が増える可能性も。グループウェアの勤怠管理システムで
- 何ができるのか
- どこまでできるのか
など、細かく機能性を確認しましょう。また、社内独自の制度があればカバーできないこともあるので注意が必要です。
勤怠管理システムを使えばスケジュール管理もスムーズに
勤怠管理システムは利便性が高く、全ての社員や労務部の作業削減に繋がります。毎月行っていた集計もシステムで計算ミスすることなく完結、給与計算システムと連携して反映もあっという間に終わる。素晴らしいですよね。特に勤怠管理を担っていたり給与計算を担当する部署は大幅な作業効率化が目指せます。
さらに、スケジュール管理との比較にも一役買うのは注目です。1日の勤務時間でどれほどのタスクをこなせたのか、リアルタイムな勤怠管理システムとスケジュール管理システムをすぐ確認できるので、プロジェクトにかかった人件費や労力の把握もスムーズに。
- 通常業務内でどのスケジュールを完了できたのか
- 残業時間でどんなタスクをこなしたのか
など、簡単に比較できます。
翌月のスケジュール管理や今後のプロジェクト計画を見直し改善するのもスピーディーになり、社内全体でシンプルタスク化・作業効率化が狙えます。
いつまでもシフトカードを1枚1枚確認しながらエクセルに入力し直しているようでは、社員にとっても負担が大きく業務のスリム化は図れません。システムで効率よくスピーディーにできる作業は、システムに任せてしまうのが社員のためでもあり会社のためにもなるのです。
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