こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ禍の影響によって世の中は一気にデジタル化が進みました。アナログなやり方ではついていけなくなり、古い体制を変えるにはどのようにしたらいいか試行錯誤を繰り返してきたのです。
しかし、すべての企業が古い体制を支えられたわけではありません。現在でも残るアナログな仕事の仕方をどのように変化させるか、変えるために何をするか考えていかなければいけません。
目次
アナログな古い体制を持つ企業と問題
決済スピードの遅さ
アナログな古い体制が引き起こす問題として、決済にかかる時間が挙げられます。決済を求められるには、上位の決裁者に決断してもらう必要があるでしょう。そのためには上位の決裁者のもとへ行かなければならず、時間がかかる問題がありました。例えば目の前に決裁者がいるのであれば、そこで話をして終わります。しかし、組織が大きくなると、目の前にいるとは限りません。
決済者が出張にでていたとします。古い体制のアナログなやり方では、本人が戻ってくるまで決済が滞ることになるでしょう。遠方の支店や本店に決済を求めるとしたら、書類を郵送するなど時間がかかりました。Faxしても重要な書類なら郵送しか手段はありません。したがって書類が戻るまで決済が止まるのです。
書類などに不備があったとします。ただでさえ時間がかかっていた決済にさらに追い打ちをかける結果です。書類の再作成に時間はどんどんとを費やされ、ボトルネックになるケースもでてきました。
効率化を求めるのなら、承認プロセスは必ず変えるべきポイントです。デジタル化すれば、メールなどでスムーズに進められ催促も容易です。書類の変更もその場で行い、すぐに承認に回せます。
バックオフィスの抱える問題
これまでの古い体制のままでいる企業は、バックオフィスでの業務が効率化されていません。書類を提出するとして、雛形があったとしても入力ミスがでる可能性は十分に考えられます。雛形がない場合や見つからない時には、製作者の器量の差が表れることになるでしょう。要点を伝えやすい人が書いた書類はすぐにわかりますが、誰もがその器量を持ち合わせているわけではありません。
こうなると指導者もつけなければいけなくなり、効率がさらに落ちます。デジタル化すれば、入力フォーマットを統一し、チェック機構を付けるだけで見落としも品質の差もなくなるからです。
作成後の書類管理の問題もあります。どこへ書類を管理しておくのか場所も必要になりますし、ルールの設定も必須条件です。書類の内容によってルールの変更もしなければいけません。このルールが徹底されているとは限らない問題もアナログなやり方ではでてきます。
書類を引き出そうと思った時にも古い体制のままだと時間がかかります。どこにとの書類があるのかすぐに判別が付くことはありません。ファイルを開き中身を確認し、あっているかどうか判断するからです。この時にミスをする可能性も否定できません。あっていると思っていた書類が実は別のものであるという可能性は十分考えられるからです。
非効率な状態とコスト
古い体制のまま業務を続けていると効率化が進みません。非効率な状態は企業にとって無駄なコストを増やしている状態です。
アナログな状態では書類を含めた情報は紙媒体で管理します。紙媒体での管理は、作成にも時間がかかりますし、保存しておく場所も作らなければいけません。作成するための紙に費用はかかる上、複数の人に渡すとしたらコピーも必要で、さらにコストが増します。
情報の保全の問題も挙げられます。紙のまま情報を保管しておくと、そのまま引き出されてもわかりません。保管方法も色々とありますが厳重にすればするほど、引き出す時に手間と時間がかかります。どちらに転んでも非効率な方法となるため、現代ではペーパーレスが進められてきました。
古い体制を変えるには
アナログな形で進められてきた古い体制を変えるためには、どこかで踏ん切りを付けなければいけません。デジタル化をすすめ新たな業務の仕方を取り入れていく必要もでてきます。どんな業務でもデジタル化できる部分は必ずあるため、ポイントを押さえた改革をめざしていきましょう。
目的の明確化
アナログな状態からデジタルにシフトするためには、まず何をしなければいけないか目的を明確にすることから始めます。目的の設定ができないと向かう方向がわからなくなるからです。
現在アナログな体制で行われている仕事を、どのように変えたいのかをはっきりさせます。何を実現したいかがわかればこれが目的になるからです。これは企業によっても異なります。サービス業ならどの部分をデジタル化するのか、その目的を理解しなければうまくいかないでしょう。生産がメインの業務なら、効率化できる部分を見つけ、デジタル化が進められるよう目的をはっきりとさせ段取りしなければいけません。
ギャップの理解とデジタル化
目的が見えてくると現状とのギャップが分かります。ギャップを見出すとは、今アナログな古い体制の中でデジタル化したときの違いを明確にする作業です。このキャップがデジタル化で解決しなければいけない問題です。ここに適切な技術を投入することで、おのずと問題の解決が図れます。
大事なことはどのようなデジタル化技術でもいいわけではありません。現在では多くの選択肢があり、その中から適切なものを選ぶ必要があります。そしてその技術は使えるものでなければいけません。高い技術をもったツールを導入したとしても、誰もが使えなければ意味がないからです。
デジタル化した時に大きな失敗につながるのは現場との乖離が考えられます。デジタル化を推進し古い体制を変えることを重視しすぎて、非効率な選択をしてしまう例です。人材を育成するためにもお金がかかります。デジタル化したことにより、これまでの業務がサスペンドし、非効率になるケースも珍しくありません。スムーズな導入ができる選択を考えていく必要があるでしょう。
アナログを全否定しても意味はない
アナログな手法が全て悪いわけではありません。デジタル化したことにより業務が非効率に働くケースもでてくるからです。デジタルかと言うとアナログを全否定するケースがありますがこれは間違いで、古い体制のままでも効率的なケースはいくらでもでてきます。大事なことは、アナログな手法で問題があるか見極めることです。
デジタル化したことで効率的になるものはいくらでもありますが、投入費用も忘れてはいけません。あまりも大きな費用を導入しなければいけないとしたら、企業としてはアナログな選択の方がメリットにつながる場合も多いからです。急激な変化についてこれないケースもあります。
古い体制を変えるにはデジタル化は有効な手段ですが、幻想を抱いてはいけません。現実的な目線でいなければいけないからです。その結果として適切なツールを選択できることが、古い体制の脱却につながるでしょう。
現在の組織との親和性も理解したツールの投入
アナログな古い体制を変えるには、統一されたツールの導入も検討するべきです。変化を与えたとしても、能力を発揮できない企業はいくらでもでてきています。社会的にデジタル化が必要とされても、使うのは企業という組織ではなく、働いている人達です。その負担も検討材料として含めなければいけません。
スケジュール管理などを取っても、使いやすく他のツールと親和性の高いものを選ばなければやがて使わない日もでてきます。このような問題を抱えていれば、古い体制を変えるには役立たない選択になってしまうでしょう。
正しい選択をするためにも、デジタル化は一つの手段であって目的ではないことを忘れてはいけません。古い体制を変えるためにはアナログから脱却するだけが必要な選択とは限らないことを理解しデジタル化された技術を投入していきましょう。
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