こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
これからテレワークを導入しようと考えている企業も多いでしょう。テレワークを導入するにあたって、社内のIT管理者には様々な「やるべきこと」があります。やるべきことを把握していないと、テレワークの導入が上手く進まず、失敗に終わってしまうことも。
企業がテレワーク導入を成功させるうえで、IT管理者が自らの役割を把握することが大切です。そこで本記事では、テレワーク導入前に社内のIT管理者がやるべきことを解説します。これからテレワークを導入するIT管理者の方は、ぜひご覧ください。
テレワーク導入前に社内のIT管理者がやるべきこと5つ
テレワーク導入前に社内のIT管理者がやるべきことは、主に5つです。1つずつ、順番に解説します。
テレワーク導入の目的・対象範囲を明確にする
テレワークの導入目的があいまいでは、社員の理解が得られずスムーズに導入が進みません。まずはテレワーク導入の目的を明確にする必要があります。ただし、全社一斉に完全テレワーク体制へ移行することは稀でしょう。目的や現状の業務体制に合わせて、テレワーク導入の対象となる部署や社員なども明確にしておくべきです。
とはいえ、テレワーク導入をIT管理者が主導することは多くないでしょう。目的や対象範囲を定める際には、経営陣や他部署の管理職などと協議して認識を合わせることが大切です。また、以降の内容をIT管理者が実施する際にも、こまめに関係者と情報共有することが重要となります。
適切なITツールの選定
テレワーク導入には、離れた社員同士が情報共有するためにITツールの導入が欠かせません。テレワーク導入の目的や対象範囲に合わせて、適切なITツールを選定する必要があります。ITに関する豊富な知識を持つIT管理者の視点で、数あるITツールを比較・検討することになるでしょう。
当然ながらITツールの導入にはコストが発生しますし、他部署にも大きな影響を及ぼす取り組みです。テレワークで既存業務をカバーできないITツールでは、生産性の低下どころか各部署で混乱が生じかねません。導入するITツールを選定する際には、経営陣や他部署の意見もしっかり取り入れましょう。
ITツールの運用ルール整備
テレワーク導入後にITツールをどのように運用するか、ルールの整備も必要不可欠です。たとえば、申請業務をオンライン化するITツールを導入する場合、申請手続きの流れや連絡ルートなどを定める必要があるでしょう。このとき、既存社内システムとの兼ね合いも考慮しなければなりません（新しいITツールに完全移行する場合を除く）。
また、社内の情報を社外で扱うことになるテレワークだと、情報漏えいなどのリスクはどうしても高まります。セキュリティリスクを最小化するために、社内の情報を安全に取り扱えるようなルール作りが求められます。たとえばITツールを扱う際の場所や、端末の扱い方といったルールについても熟慮すべきです。
IT管理体制の見直し
テレワークを導入すれば既存のIT資産に加えて、ITツールや各社員への貸与物（パソコンやスマートフォン）も管理対象となります。またIT管理者自身がテレワークの日は、オフィスで従来のIT管理業務が行えません。テレワークでも自身やチームメイトの業務に支障をきたさないよう、IT管理体制の見直しが必要です。
IT資産の管理方法を見直すことはもちろん、自身が不在時のオフィス担当者なども決めておく必要があります。IT管理者は、社内システムに関する問い合わせ対応など、ヘルプデスク業務も抱えているでしょう。テレワークによりヘルプデスク業務の負担が増えないよう、あらかじめFAQやマニュアルを整備しておくのも有効です。
ITツールに関する社内教育
テレワークのために導入するITツールは、当然ながら多くの社員が使うことになります。事前にITツールの機能や使用ルールを社員に周知しないと、テレワーク導入後に各所で大きな混乱が生じかねません。こうした事態を防ぐために、ITツールに関する社内教育を実施することも大切です。
このとき、テレワーク導入の対象でない部署や社員も含めて、全社的に社内教育を実施しましょう。後々テレワーク範囲が拡大することも考えられますし、テレワーク部署とのやり取りで間接的に影響が生じるためです。無料トライアルなどでプレ導入している場合は、使い方を実演する手もあります。
社内のテレワーク導入には「グループウェア」がおすすめ
テレワークのために多数のITツールを導入するのでは、手間やコストがかかります。スマートにテレワークを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアには、場所を問わず情報共有・コミュニケーションが可能な機能が数多く搭載されています。
ここでは、テレワークに役立つグループウェアのおすすめ機能を4つご紹介します。
カレンダー機能
「カレンダー機能」は、全社員のスケジュールを管理・共有できる機能です。Webブラウザさえあれば社外でも利用でき、カレンダー形式でチームメイトの予定がひと目で分かります。ドラッグアンドドロップでの予定追加など、スケジュール管理を効率化する工夫も詰まっています。テレワークでの連携に欠かせないスケジュール共有を快適にするなら、まず導入すべき機能でしょう。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、任意の社員とメッセージのやり取りが行える機能です。本文入力・送信ボタン押下だけでメッセージを送信でき、メールのような煩わしさがありません。外出中でもスマートフォンで利用できるため、離れたチームメイトと迅速な情報共有が可能です。
勤怠管理機能
「勤怠管理機能」は、社員の勤怠記録や勤怠情報の共有が行える機能です。ボタンやタップの操作だけで日々の打刻ができる上に、残業時間などの集計が自動で行われます。オフィスからでもテレワーク社員の勤怠状況を把握でき、勤怠表の印刷・提出も必要ありません。
ワークフロー
「ワークフロー」は、社内の申請手続きをWeb上で行える機能です。申請・承認・差し戻しといった手続きが全てオンラインで完結するため、申請書の印刷・提出が不要になります。申請すると承認者のパソコンやスマートフォンに通知されるので、テレワークでも迅速に手続きを進められます。
グループウェアで賢くテレワーク導入しましょう！
今回は、テレワーク導入前に社内のIT管理者がやるべきことを解説しました。
IT管理者が自分のやるべきことを正しく行うことで、テレワークの導入がスムーズになります。また、テレワークを導入するうえでは、ITツールの選定も重要です。コストを抑えてテレワークを実現するなら、多機能なグループウェアを導入すると良いでしょう。
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