こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
行政書士事務所の日程調整の悩みを解決させるツールとしてグループウェアが注目されています。行政書士事務所の業務に関わる打ち合わせの調整にあたって、クライアントとの日程を調整しなければ何も始まりません。
しかしながら、この日程を調整したり社内で日程を共有することは、手間がかかり面倒な業務でもあります。そんな面倒な日程調整の手間を軽減してくれるのがグループウェアの日程調整ツールです。
本記事では、行政書士事務所におすすめの日程調整機能と導入により得られる効果についてご紹介しています。
行政書士事務所の日程調整事情
許認可申請の代理
各種の事業や店を始めたい、といった場合、各種官公署を通じて許認可を得る必要があります。その際の申請代理も行政書士事務所の仕事です。許可申請には以下のようなものがあります。
≪許可申請一覧≫
- 飲食店営業許可申請
- 宅建業免許申請
- 農地法関連許可申請、届出
- 建設業許可申請
- 古物商
- 質屋等営業許可申請
- 入札資格申請
- 深夜酒類提供飲食店営業開始届
- 風俗営業許可申請、営業開始届
- 産業廃棄物処理業許可申請
- 旅行業登録申請
これらの申請において、関係各所に提出する書類は膨大となることから、許認可申請のプロである行政書士が書類作成の相談から提出までを一貫して請け負うため、細かい日程調整が求められます。
ビジネスコンサルタント
行政書士は、主に中小企業に対してのビジネスコンサルタントとして、法務的な観点から幅広いアドバイスを行うこともあります。そして、会計記帳・決算・財務諸表の作成といった記帳業務を行ったり、前述した各種申請の電子化に伴うIT化への対応をサポートしたりもします。
そのため、クライアントとの打ち合わせ日程の調整が不可欠なのです。
契約書・内容証明の作成
行政書士はさらに、賃貸借に関係する各種契約書類の作成(例：土地・建物などの賃貸借、金銭消費貸借)、それに関連して生じる債権・債務問題の諸手続き、手続きに必要な内容証明郵便や公正証書などといった書類作成なども請け負います。
書類作成納期などもシビアなので、社内スケジュールや納期日程の調整も必要となります。
グループウェアの日程調整機能
社内スケジュール共有
個人またはグループごとにスケジュールを登録したり、各人、各グループのスケジュールを組織内で共有するために閲覧したりすることが可能です。
行き先案内板
組織内、あるいはグループ内の各メンバーが現在どこにいるのかをウェブ上で把握できるシステムです。これまではよくホワイトボードなどを使用していましたが、それに代わるものと考えてください。
掲示板
掲示板機能を使うと、組織内、グループ内、あるいは個人間で、各種の情報を共有したり、また、アイデアなどを交換したりすることが可能となります。それぞれのグループウェアによって使える機能はさまざまであり、掲示属性（例:「重要」「社外秘」など）を付加できたり、各種ファイル（例: txtファイル、Wordファイル、Excelファイル）などから情報をコピー＆ペーストできたりします。さらに、自分の作った掲示をまとめて表示できる機能を持つグループウェアもあります。
会議室予約管理
見出しには「会議室予約管理」と記載しましたが、このツールを応用することで、会議室だけでなく、さまざまな備品や社有車などの予約状況をリアルタイムで確認し、予約を行うことができます。
タスク管理
タスク管理機能は、文字通り、各種作業の進捗状況を管理するツールです。それぞれの作業項目や納期を登録して共有することで、作業の遅延を未然に防ぎます。このツールを使ってタスク管理を正確に行うためには、情報共有機能が充実しているグループウェアを選択することが重要です。
行政書士事務所のバックオフィスの業務効率化機能
検索機能
検索機能とは、登録したさまざまな情報の内容を検索できる機能です。グループウェアの利用者名を検索し、アドレス帳を調べる、などといったことが可能です。また、顧客担当者の検索ができるグループウェアもあります。
さらに、大量の資料からある特定の資料を検索するための全文検索機能、出退勤記録・集計を行えるタイムカード機能、消耗品・備品の購買や仮払い精算ができる機能、来訪者の管理機能など、を標準で備えているグループウェア製品もありますので、組織で必要な機能を比較検討した上で最適なグループウェアを選択するようにしたいものです。
Webメール＆メッセージ
グループウェアの中核機能のひとつといってもよいのがメール＆メッセージ機能です。この機能は、グループウェア単体から独立されて提供されているものもあるほどです。
ウェブブラウザを利用したローカルメール機能では、組織外部へのメール送信をブロックすることも可能です。
これは、誤送信を防止するのに役立ちます。また、LINEなどのように、メール・メッセージを送信相手・グループが読んだかどうかのいわゆる「既読」を確認できる機能もあります。
さらに、誤送信メールを取り消しできる機能を備えたグループウェアも存在します。
顧客管理帳
顧客管理帳機能は、顧客や取引先それぞれの連絡先を含む各種情報管理を行える機能です。各種の情報については、組織内で共有することも可能であり、その情報を個人管理と組織内共有とで使い分けることができるグループウェアもあります。
チーム構成図
組織内のチーム構成が一目でわかります。この図上から、各チームにメッセージを送信することも可能です。
レポート＆報告書
議事録や日報・報告書、といった、日常業務に必要なレポートを作成し、チーム内・組織内で共有することができます。
業務ワークフロー管理
経費の精算や出張申請・稟議書の提出・審議といった各種の業務を社内ルールに則った形で電子化し、これらの業務を効率化できる機能です。
行政書士事務所のグループウェア導入効果
社内情報の透明化
弊所では業務効率化システムの導入・構築をしていかねば、とは思い続けていました。しかし、我々も含めた「士業」に携わる人間は、どうしても、「生産性の向上」への意識が低く、IT技術に習熟しきれていない部分があり、実践に踏み切れていなかったのです。
しかし、我々に必要なものが、業務の効率化の基盤となるメールやカレンダーなどを含むマルチプラットフォームなツールであり、そして、それらのツールによって得られた情報を集約できる保管庫のようなツールであることはわかっていました。
それらを一括で制御できるのがグループウェアであることも知ってはいたので、さまざまなグループウェアを試用して導入を検討していました。そんな折、旧知のウェブデザイナーより、「グループウェアがあるよ」とおすすめされたのがきっかけです。
その後改めて、グループウェアについても調べてみたのですが、機能が充実している上に、セキュリティ面が強固で、稼働も安定している、という面が我々の業務にフィットしている、と感じました。
導入後は、グループウェアの便利機能により社内のスケジュール管理の一元化に加えて、情報を一括管理できるようになり、事務所内の透明化に成功しました。
スケジュール管理による効果
我々はこれまで、行政書士業界のなかでこういったグループウェアを導入している組織を知りませんでしたので、導入前も導入後も手探り状態ではありましたが、現在に至っては、各種業務にマッチした活用を行えていると思っています。
まず、メール環境をGmailに統一することで、メールを自動分類するなど、業務の効率化を果たすことができました。当然、迷惑メールの削除作業もほとんど発生していません。情報漏洩を防ぐため、社内での簡易な通知、相談などについてはメール機能ではなくチャット機能を使用しています。
また、カレンダー機能によって、社員全員のスケジュールをまとめて把握できています。弊社は入居しているビルで同フロア内の司法書士事務所さんと会議スペースを共有していますが、予約管理機能を用いることで使用予定の確認や会議時間の調整も簡単に行えます。グループウェアの各種機能は業務上大変役立っています。
単純ミスを防ぐ・情報蓄積効果
我々が対象とする業務は、B to Bに関する案件が100%となっています。これは行政書士業界では非常に珍しいことと思いますが、お客様の中には、いわゆるIT企業さまが数多くいらっしゃることもあり、やり取りを通じて自然と社員のITスキルも向上してきています。
社員のITスキル向上の成果もあり、現状、グループウェアの機能のほとんどを有効活用できている、とは思っていますが、さらなる生産性の向上を目指すための取り組みは何か、と言えば、実務上で生じたインシデントを記録した「インシデント記録帳」を一層充実させていくことだと思います。
インシデントとは、事故つまりアクシデントの一歩手前のできごとの意味です。現在でも、事故にはつながらなかった、法律上は問題無いようなミスであってもしっかり記録し、その情報を社員間で共有するようにしていますが、この情報をさらに蓄積して活用していくことで、アクシデント・インシデントを減らして仕事の精度を一層高めることが生産性の向上に繋がる、と考えています。
行政書士事務所へのグループウェアの導入を検討
行政書士事務所で利用されている日程調整ツールについて理解は深められたでしょうか。
グループウェアの機能は豊富で充実しており、行政書士事務所がより使いやすいようにカスタマイズも可能です。今やグループウェアの機能は、組織で仕事をする際に、必要不可欠なツールと言えるでしょう。
無料トライアル期間を設けているグループウェア会社も多く存在するので、グループウェアに興味のある方はぜひ利用してみてください。
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